Vadovo ir sekretorės bendradarbiavimas – viena pagrindinių verslo srities dalykinio bendravimo formų. Kadangi sekretorė yra svarbiausia vadovo padėjėja, jai priklauso derinti organizacinius bei informacinius procesus.
Daugelį sekretorei pavedamų darbų lemia šių abiejų asmenų santykiai, tarpusavio supratimas, pasitikėjimas, įmonės mikroklimatas. Įmonių darbo ir vadovavimo specialistas Dž. Charisonas pataria, kaip vadovui ir sekretorei pasiekti idealius bendravimo santykius:
Tiek vadovui, tiek sekretorei būtinas humoro jausmas.
Kaip matome, sekretorė turi mokėti būti dėmesio centre, bet kartu - ir nepastebima. Jai reikia išmanyti bendravimo su klientais meną, sugebėti susirašinėti ir su vietos, ir su užsienio partneriais, mokėti elgtis dalykiniuose susitikimuose, posėdžiuose.
Kartais sekretorei tenka dalyvauti oficialiuose priėmimuose, vėliau virstančiuose neoficialiais. Šiuo atveju pagelbėti vaišinant svečius gali būti neišvengiama, tačiau nereiškia, kad sekretorė privalo sėdėti drauge. Ji būna savo kabinete ir, tik vadovui paskambinus, įneša reikiamus daiktus. Norėdama išeiti turėtų atsiklausti paskambinusi telefonu.
Bendravimui pagyvinti sekretorė gali būti kviečiama į dalykinius susitikimus restorane, kur vadovas susieina su partneriais, kreditoriais ar kitais su verslu susijusiais asmenimis. Kad neatrodytų kaip pašalinis žmogus, ji turi įsitraukti į bendrą pokalbį. Norint palaikyti jį įdomiai, privalu išmanyti ne tik verslo dalykus, bet ir būti susipažinus su menu, mokslu, sportu. Šios profesijos moteris turi būti įdomi, ryški asmenybė.
Sekretorės darbas reikalauja ypatingo dėmesio ir įžvalgumo. Ypač dabar, kada konkurentų kai kuriose srityse daugiau nei klientų, sekretorė turi rūpintis slaptos informacijos apsauga. Nenustebkite, jei savo kabinete užtiksite sekretorę, sklaidančią ką tik iš lankytojų gautą gėlių puokštę ar atsukinėjančią naują reklamos agento Jums dovanotą rašiklį. Nepamirškite: slaptos informacijos gavimo priemonės tobulėja ir gali būti paslėptos gėlėse ar kituose dovanotuose daiktuose. Sekretorė turi rūpintis, kad slapta informacija nenutekėtų ne tik iš vadovo, bet ir iš jos pačios. Nedera slaptų duomenų perdavinėti telefonu, laikyti neužkoduotą kompiuterinę informaciją.
Jau Petro I laikais sekretorėms buvo keliami dideli reikalavimai, o XXI a. pradžioje jie dar labiau išaugo. Daugelio dalykų sprendimas priklauso nuo to, kaip juos pateikia sekretorė. Todėl akivaizdu, kad ji turi išmanyti įstatymus, būti protinga, orientuotis įvairiose situacijose, bet svarbiausia - norėti dirbti ir žvelgti viena kryptimi su vadovu.
Daugelį sekretorei pavedamų darbų lemia šių abiejų asmenų santykiai, tarpusavio supratimas, pasitikėjimas, įmonės mikroklimatas. Įmonių darbo ir vadovavimo specialistas Dž. Charisonas pataria, kaip vadovui ir sekretorei pasiekti idealius bendravimo santykius:
| Sekretorė | Vadovas |
| Privalo tiksliai žinoti pačios daromų sprendimų laipsnį bei atsakomybės lygį. | Turi būti įsitikinęs, kad sekretorė išspręs problemas, kilusias jam nesant. |
| Turi tikrinti kiekvieną dokumentą, kad juose neliktų klaidų, ir taip išvaduoti vadovą nuo nekūrybiško darbo. Savo veikla privalo įrodyti, kad gali dirbti savarankiškai. | Turi patikėti jai tvarkyti svarbius įmonės reikalus. |
| Turi suprasti, kad prireikus privalo pasilikti po darbo padėti vadovui, bet šis neturėtų tuo piktnaudžiauti. | Turi nuolatos informuoti sekretorę apie visus reikalus, kad ji galėtų maksimaliai padėti. |
| Turi atrinkti vadovui būtinus faktus iš laikraščių ir žurnalų, kad jis negaištų brangaus laiko nuodugniai spaudinių analizei. | Turi mokėti prisipažinti klydęs ir atsiprašyti, jei buvo neteisus. |
| Turi manyti, kad vadovas kartais gali būti ir nepunktualus. | Turi pasikliauti sekretorės punktualumu. |
| Turi sugebėti telefonu taktiškai atsakyti į visus klausimus. | |
| Turi sekti vadovo asmeninio gyvenimo įvykius, pavyzdžiui, parūpinti gėlių ypatingomis progomis. | |
| Elgesys ir efektyvus darbas - pavyzdys visiems darbuotojams. Ji visada privalo atrodyti nepriekaištingai, nes nuo to priklauso ir jos pačios, ir vadovo autoritetas. |
Tiek vadovui, tiek sekretorei būtinas humoro jausmas.
Kaip matome, sekretorė turi mokėti būti dėmesio centre, bet kartu - ir nepastebima. Jai reikia išmanyti bendravimo su klientais meną, sugebėti susirašinėti ir su vietos, ir su užsienio partneriais, mokėti elgtis dalykiniuose susitikimuose, posėdžiuose.
Kartais sekretorei tenka dalyvauti oficialiuose priėmimuose, vėliau virstančiuose neoficialiais. Šiuo atveju pagelbėti vaišinant svečius gali būti neišvengiama, tačiau nereiškia, kad sekretorė privalo sėdėti drauge. Ji būna savo kabinete ir, tik vadovui paskambinus, įneša reikiamus daiktus. Norėdama išeiti turėtų atsiklausti paskambinusi telefonu.
Bendravimui pagyvinti sekretorė gali būti kviečiama į dalykinius susitikimus restorane, kur vadovas susieina su partneriais, kreditoriais ar kitais su verslu susijusiais asmenimis. Kad neatrodytų kaip pašalinis žmogus, ji turi įsitraukti į bendrą pokalbį. Norint palaikyti jį įdomiai, privalu išmanyti ne tik verslo dalykus, bet ir būti susipažinus su menu, mokslu, sportu. Šios profesijos moteris turi būti įdomi, ryški asmenybė.
Sekretorės darbas reikalauja ypatingo dėmesio ir įžvalgumo. Ypač dabar, kada konkurentų kai kuriose srityse daugiau nei klientų, sekretorė turi rūpintis slaptos informacijos apsauga. Nenustebkite, jei savo kabinete užtiksite sekretorę, sklaidančią ką tik iš lankytojų gautą gėlių puokštę ar atsukinėjančią naują reklamos agento Jums dovanotą rašiklį. Nepamirškite: slaptos informacijos gavimo priemonės tobulėja ir gali būti paslėptos gėlėse ar kituose dovanotuose daiktuose. Sekretorė turi rūpintis, kad slapta informacija nenutekėtų ne tik iš vadovo, bet ir iš jos pačios. Nedera slaptų duomenų perdavinėti telefonu, laikyti neužkoduotą kompiuterinę informaciją.
Jau Petro I laikais sekretorėms buvo keliami dideli reikalavimai, o XXI a. pradžioje jie dar labiau išaugo. Daugelio dalykų sprendimas priklauso nuo to, kaip juos pateikia sekretorė. Todėl akivaizdu, kad ji turi išmanyti įstatymus, būti protinga, orientuotis įvairiose situacijose, bet svarbiausia - norėti dirbti ir žvelgti viena kryptimi su vadovu.
Komentarų nėra:
Rašyti komentarą