Sekretorės veikla neatsiejama nuo vadovo darbo, todėl ir kokybė labai priklauso nuo vadovo elgesio ir požiūrio. Vadovas pirmiausia turėtų supažindinti su įmonės tvarka, keliamais reikalavimais ir elgesio normomis bei paaiškinti keletą svarbių dalykų.
Kaip pristatyti įmonę telefonu
 |
| Sekretores darbo vieta |
Pirmiausia niekada nereikia pamiršti, kad atsakantis į telefono skambučius arba pats skambindamas formuoja įmonės įvaizdį. Telefonu reikia bendrauti linksmu, aiškiu ir maloniu balsu.
Vadovas su sekretore dažniausiai iš anksto sutaria dėl pirmosios telefono pokalbio frazės. Ji galėtų būti tokia: "Labas rytas. ABC kompanija klauso. Kuo galiu Jums padėti?" arba "Labas rytas. Čia pono Jonaičio kabinetas?".
Jokiu būdu tarnyboje netinka atsiliepti "alio" arba "klausau".
Kaip elgtis kalbant telefonu
Kai vyksta pasitarimas ar kabinete sėdi sutartu laiku atėjęs lankytojas, palikite sekretorei sąrašą žmonių, su kuriais turėtų Jus sujungti. Jei skambutis labai svarbus ar pokalbis asmeninis bei slaptas, paprašykite, kad sekretorė perjungtų į kitą kabinetą, kur galėtumėte kalbėti nieko netrukdomas.
Sekretorė vadovui turi pranešti, kas ir kokiu reikalu skambina. Jei pašnekovas neprisistato, reikėtų paklausti: "Ar galiu pasakyti ponui Petraičiui, kas skambina?" Galima pasiteirauti: "Ar galėčiau paklausti, kokiu reikalu?" Jei skambinančiam klausimas nepatinka, sekretorė gali paaiškinti: "Ponas Petraitis prašo visuomet pasiteirauti, kas skambina".
Suskambus dviem telefonams vienu metu, pirmajam pašnekovui sekretorė turėtų pasakyti: "Atleiskit, teks truputį palaukti, nes turiu atsiliepti į kitą skambutį". Atsiliepusi į antrąjį, paprašo kitą pašnekovą to paties arba užsirašo jo telefono numerį. Tuomet grįžta prie pirmojo pašnekovo ir išklauso jo prašymą.
Komentarų nėra:
Rašyti komentarą