Darbo vieta

Ir akiai gražu, ir dirbti patogu Kad įmonės rengiami dokumentai būtų tvarkingai saugomi ir greitai surandami, nepakanka paskirti atsakingą darbuotoją ir sudaryti Įmonės bylų nomenklatūrą. Dokumentus dar reikia susegti į segtuvus, segtuvams laikyti reikia lentynų ar spintų, o tai susiję ir su tam tikromis išlaidomis. Dauguma įmonių susirašinėjimui su veiklos partneriais, valdžios institucijomis naudoja firminius blankus - ant kokybiško popieriaus, dažnai spalvota tipografija išspausdintus blankus, kuriuose nurodomas įmonės firminis ženklas (jeigu įmonė jį turi), visas pavadinimas, adresas, kiti rekvizitai. Akcinių bendrovių ir uždarųjų akcinių bendrovių firminiuose blankuose turi būti nurodyti šie rekvizitai: rejestras, kuriame bendrovė yra įregistruota, rejestro tvarkytojas ir jo adresas, bendrovės kodas, pavadinimas ir adresas, kaip jie nurodyti bendrovės įregistravimo pažymėjime. Šie reikalavimai numatyti Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių įstatymo, įsigaliojusio š. m. liepos 1 d., 17 straipsnyje, todėl jų privaloma griežtai laikytis. Įmonės vidaus dokumentams rengti gali būti naudojamas supaprastintas firminio blanko variantas, kuriame nurodyti tik firminis ženklas ir įmonės pavadinimas. Rengiant dokumentus, kurių ilgas saugojimo terminas, reikia atkreipti dėmesį į popieriaus ir rašymo priemonės kokybę - tiek pats dokumentas, tiek jame esanti informacija turi išlikti visą saugojimo laiką. Dažniausiai dokumentams rengti naudojamas standartinių matmenų (210 mm×298 mm), vadinamojo A4 formato, popierius. Tokiam formatui pritaikyta beveik visa organizacinė technika: fakso, dauginimo aparatai, kompiuterių spausdintuvai, įvairūs segtuvai, skylamušiai. Kai kuriems įmonės dokumentams rengti gali būti naudojamas ir mažesnio - A5 formato popierius, tačiau iš tokio formato dokumentų sudėtingiau formuoti bylas. Paprastai dokumentai segami į specialius segtuvus. Kiekvienai bylai pagal Įmonės bylų nomenklatūrą reikia skirti atskirą segtuvą. Nors dabar segtuvų yra labai įvairios talpos - net iki 500 lapų, tačiau, mūsų nuomone, tokius segtuvus nepatogu ir kilnoti, ir skaityti juose susegtus dokumentus, todėl geriausia, kai į vieną bylą susegama ne daugiau kaip 200 lapų. Žinoma, jeigu per metus iš viso parengta 215 dokumentų lapų, tų 15 tikrai neverta segti į atskirą segtuvą, tačiau, sudarius apie 300 dokumentų, reikia formuoti du vienos bylos segtuvus arba tomus. Kaip minėjome, segtuvų pasirinkimas dabar tikrai labai didelis, ir kiekviena įmonė gali pasirinkti pagal savo galimybes. Patogiausi yra su dviem segimo žiedais kietais viršeliais segtuvai. Į ant jų nugarėlės esančią "kišenėlę" įdedama etiketė, kurioje nurodomas bylos indeksas, pavadinimas ir metai. Tokie segtuvai gali būti naudojami kelerius metus, nes kur kas parankiau pasibaigus metams dokumentus persegti į saugojimui archyve skirtus segtuvus, kurie yra gana pigūs, o segtuvą kietais viršeliais toliau naudoti skyriuje, perrašius etiketę. Jeigu dokumentų daug ir per metus suformuojama keliolika ar keliasdešimt bylų, ant kiekvienos bylos nurodomos chronologinės kalendorinės ribos, pavyzdžiui, 2001 10 01-2001 10 15. Rekomenduojame dokumentus chronologiškai grupuoti pagal ketvirčius arba mėnesius, o jeigu jų labai daug, kaip dažniausiai būna buhalterijoje, - dešimtadieniais. Segtuvų etiketes reikia užrašyti tušu arba kompiuteriu, naudojant lazerinį arba rašalinį spausdintuvą. Užrašus ant segtuvo viršelio galima daryti naudojant šilkografiją. Toks užrašas bus ilgaamžis ir gražus, beje, tai ne itin brangu. Dokumentai į segtuvus turi būti segami labai tvarkingai, sulyginant kraštus. Kiekvienas dokumentas, nesvarbu, koks jo formatas, į bylą segamas taip, kad tekstą būtų galima skaityti atsivertus bylą, jos nesukiojant. Jeigu dokumentas didesnis negu A4 formato, rekomenduojame jį segti į segtuvą lygiuojant viršutinę kraštinę, o pagal kitas kraštines dokumentas užlankstomas taip, kad atitiktų A4 formato lapą. Smulkūs dokumentai gali būti sudedami į voką, nes kiekvieną iš jų įsegti į segtuvą gana sudėtinga, be to, gali nukentėti juose esanti informacija. Atvertus segtuvą, dokumento tekstas turi būti lengvai perskaitomas, o jeigu dokumentas be kairiosios paraštės, jį galima priklijuoti ant popieriaus lapo taip, kad ši paraštė būtų, o pagal dešiniąją kraštinę užlenkiama, kad dokumentas atitiktų bylos formatą. Segtuvai kietais viršeliais gali būti laikomi įvairiose lentynose sustatyti vertikaliai. Kartoninius arba plastikinius segtuvus geriau laikyti taip, kad dokumentai nebūtų lankstomi, glamžomi. Jeigu yra galimybių, galima kiekvienai bylai pagal įmonės bylų nomenklatūrą skirti vienodos spalvos segtuvus - tai palengvina reikalingų dokumentų paiešką, be to, sukuriama estetiška darbo aplinka. Tos bylos, kuriose yra įmonei svarbios ar konfidencialios informacijos, turi būti saugomos rakinamose spintose. Taip pat rakinamose spintose rekomenduojame saugoti su darbuotojais susijusių dokumentų bylas, nes, kaip rašėme, juose gali būti labai asmeninio pobūdžio informacijos apie darbuotoją, kurios visai nereikia žinoti kiekvienam bendradarbiui. Pastaruoju metu daug dokumentų įmonėje rengiama kompiuteriais. Nerekomenduojame naudoti adatinį spausdintuvą bei laikraštinį popierių labai svarbiems ir ilgai saugomiems dokumentams parengti, nes tokie dokumentai ir juose esanti informacija gali sunykti per labai trumpą laiką - kelerius metus. Yra įmonių, kurios jau tai patyrė. Taip pat nerekomenduojame įmonės dokumentus patikėti tik kompiuterio atminčiai. Bent jau periodiškai kompiuteriu parengti dokumentai turi būti išspausdinami ir saugomi įprasta tvarka bylose. Dokumentus, kurių saugojimo terminas - 1-3 metai, galima saugoti įrašytus į magnetinius diskelius, tačiau patys diskeliai tuomet turi būti apsaugoti nuo išmagnetinimo. Ilgesnio nei 5 metai saugojimo termino dokumentų saugoti kompiuterinėse laikmenose nerekomenduojame, nes kompiuterinė technika labai sparčiai tobulėja ir gali atsitikti taip, kad naujos kartos nuskaitymo įrenginiai nebegalės perskaityti tose laikmenose sukauptos informacijos. Trumpai aptarėme tik pačius pagrindinius dalykus, ką reikia žinoti apie įmonėje rengiamus dokumentus ir jų sisteminimą. Didelėms įmonėms, kuriose sudaroma labai daug dokumentų, dirba kelios dešimtys ar net šimtai darbuotojų, dokumentų rengimą ir saugojimą vis dėlto geriausia patikėti specialistui, nes raštvedyba ir archyvavimas reikalauja didelio kruopštumo ir specialaus pasirengimo.